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災害ボランティアコーディネーターの活動を中心に、日々の情景を切り取ってお知らせします。
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2008
05/04
Sun
22:05:04
予告どおり、今回は『総務係』のご説明。

総務、と聞くと、お勤めの方などは、どんな印象を持たれるでしょう。
何でも屋、事務方、怖ーい存在!?なんて印象でしょうか?

災害ボランティアセンターでの総務係は、
 ① 庶務会計班
 ② 物資班
 ③ 情報班
 ④ 災対本部連携班
の4つの班に分かれています。これとは別に、本部長と副本部長がいます。
では、それぞれの役割を見ていくことにしましょう。

① 庶務会計班
   ・寄付金の受付
   ・センター内備品の手配
   ・ボランティア保険事故への対応
   ・ボランティア保険名簿提出
が、主な業務とされています。

まず、寄付金ですが、災害時には募金活動による資金集めが重要になります。その募金の振込先を用意し、そこに集まる募金の管理をします。なんか、経理みたいですね~。

続いて、センター内備品の手配。
現在はコピー機、FAX、電話(携帯を含む)、PC、プリンタなどなど必要な機材はたくさんあります。
その他、紙、テープ、糊、はさみ、筆記具、ガムテープなどの事務用品も欠かせません。
これらの備品・消耗品を用意するのも、総務係の仕事です。

3つ目のボランティア保険に関しては、以前お話したとおりですが、取りまとめや事故時の対応などが求められます。


② 物資班
   ・救援物資の受付
   ・センター内備品の手配
 が主な業務です。

救援物資の受付とは、全国から被災地へ、個人・企業を問わずに、様々な救援物資が届けられます。
食料品、飲料水、着物、布団、オムツetc.
これらの物資を受け入れ、在庫を管理し、必要な被災者へすぐに提供できるようにするのが、この班の主要な仕事です。
あと、センター内備品の手配は、庶務会計班と連携しながら進めることになります。


③ 情報班
   ・情報収集、ホームページ掲載(最近はブログも増えてます)
   ・電話数、受付数、活動件数、必要物資などの情報収集と取り纏め

文字通り、様々な情報を収集し、その情報を整理し発信する班です。
情報収集といっても、様々な情報を考えられるありとあらゆる方法(但し安全な方法)で収集することに努めます。
例えば、避難場所や通行止めの道路、非難解除の時期、患者を受け入れている病院、食料の確保状況やライフラインの復旧状況などなど、実に多くの情報をかき集め、それを整理して、みんなにわかりやすいように掲示したり周知したりといった仕事をします。
また、この班では、災害ボランティアセンターのHPやブログの作成・管理も行っています。
被災地以外の方に、被災地の状況をお知らせする手段として、今やインターネットは欠かせない存在なので、その情報発信も行います。

他には、センターの活動状況をまとめます。これはブログ等で情報の1つとして発信するためです。

かつて、バーニーが十日町市の災害ボランティアセンターでお世話になった時に配属されたのが、この情報班でした。実際にはこれ以外にも書類を作ったりしてましたけど・・・。


④ 災対本部連携班
   ・災害対策本部との連携

ここは、災害対策本部と連絡を取り合い、非難解除の時期の確認のほか、危険個所の確認、センターでは応じられない危険度の高い依頼の応援など、互いの情報の共有が中心となります。


なんだか、会社の総務経理とやってることが似てるような気がしませんか?

実際には、センターの一番奥に陣取ることが多く、中々、何をやっているのかが解りにくい係だとは思いますが、ここがしっかりしていないと、他の係が思うように機能しなかったり、センターの運営に支障が出たりします。ですから、他の係や機関などとの連携・情報共有が重要となります。
このことは実戦で何度も痛感し、訓練でも同様の思いを抱くことが多々あります。

中でも情報の共有は一番重要な事柄だとバーニーは感じています。
1にぎりの人だけが情報を持っていても、何の役にも立ちません。そこにいるスタッフ全員が同じ情報を持つ事で、初めてその情報も活きてくる、そんな光景を何度も見ました。
これを極力避け、より良いセンターを作るために、スタッフは毎日ミーティングを欠かしません。
どんな小さな情報も共有し、活動を反省し、明日の活動に、全員で活かしていく、そんな姿勢が現在のセンターにはあるように思えます。

これを読んでいるアナタ、もし、間違って?総務係に配属になったら、ここんところをキチンと抑えておきましょう。
また、パソコンの扱いにもある程度慣れておきましょう。
というのは、最近はメモに鉛筆、ではなく、パソコンとプリンタ、が主流だからです。

今日はこれくらいでおしまい。
今度は『ニーズ係』だ。
なんのこっちゃ?というアナタ、次をお楽しみに。
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会社組織みたいだなぁ。
まるで会社の組織だね。
それにしても、「ニーズ係」とは如何なるものか、関心大なり。
次回を期待してます。
Best Tube | #- | URL | 2008/05/05 Mon  11:56 [ 編集 ]
Re.会社組織みたいだなぁ。
Best Tubeさん、コメントありがとうございます。
阪神大震災の頃と比べると、現在の災害ボランティアセンターは、組織化され、マニュアルがあり、会社組織と大差ないほどに高度化されてきました。
でも、マニュアルがないと動けない、とか、このように運営しないといけない、とかいう方向に進んでしまうと、まるで役所みたいになっちゃうんじゃないか、といった不安もあります。
どうしていくか、まだまだ発展途上ですね。
バーニー | #- | URL | 2008/05/07 Wed  23:46 [ 編集 ]

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